|
Wat
staat er in het jaarverslag van de OR? (Checklist)
Tekst voor: OR |
Minimale
wettelijke voorschriften
De WOR bepaalt dat de OR voorschriften in zijn reglement opneemt
over het opmaken van en het bekendmaken van het OR-jaarverslag aan de
ondernemer, de leden van
de OR en de andere in de onderneming werkzame personen.
Zie punt h. van het tweede lid van artikel
14 van de WOR.
Zie ook artikel
22 lid 1 en 2 van het modelreglement
Dit artikel van het modelreglement schrijft alleen de termijn voor
waarbinnen de OR het jaarverslag moet uitbrengen, en, dat de OR het
jaarverslag
moet goedkeuren en bekendmaken aan de ondernemer en het personeel.
De WOR schrijft geen jaarverslag van de PVT voor. Ook
hoeft de PVT
van de wetgever geen reglement te hebben. Natuurlijk kan de PVT wel een
huishoudelijk reglement opstellen en daarin opnemen dat een jaarverslag
uitgebracht moet worden van de werkzaamheden van het afgelopen jaar.
Zie
het tweede lid van artikel
11 van de Leidraad personeelsvertegenwoordiging van de SER.
Aan de inhoud en vorm van het jaarverslag zijn geen wettelijke
of andere
eisen gesteld.
Hoe
pak je dat aan?
Voor u gaat schrijven aan het jaarverslag is het goed om de volgende
vijf vragen te beantwoorden.
1. Wat is het doel van het jaarverslag?
Er zijn diverse doelen mogelijk, vaak gaat het om een combinatie van
doelstellingen. Ze bepalen de inhoud, de vorm en de manier van
verspreiding
van het verslag.
- Voldoen aan de wettelijke plicht.
Als dit uw uitsluitende
doelstelling
is, dan gebruikt u onderstaande checklist als hoofdstukindeling en vult
u per hoofdstuk en paragraaf de gegevens in. Zorg ervoor dat het
verslag
ergens ter inzage ligt, en maak dat bekend in de onderneming, maar ga
het
niet actief verspreiden. Op die manier heeft u aan uw wettelijke
verplichtingen
voldaan en bent u snel klaar.
- Afleggen van verantwoording.
Dat kan in grote lijnen of in
detail. De meeste OR'en
streven daarbij naar volledigheid.
De meeste werknemers zitten echter niet te wachten op een
gedetailleerde verantwoording,
maar zijn vaak wel geïnteresseerd in grote lijnen en
belangrijke gebeurtenissen.
Niet een droge opsomming, maar een uitleg van achtergronden, van de
vraagstukken
waar het echt om ging en hoe u deze als OR heeft aangepakt en opgelost.
Verspreid het verslag zo breed mogelijk in de onderneming zodat
iedereen
er kennis van kan nemen.
- PR / steun verwerven.
Het jaarverslag moet vooral mensen
boeien die minder dicht bij de OR staan. Een verslag dat aan deze
doelstelling moet voldoen bevat een selectie
van belangrijke en aansprekende gebeurtenissen en legt zo goed mogelijk
uit hoe
de OR heeft gehandeld. En vooral wat de toegevoegde waarde is van de
ondernemingsraad. Volledigheid is niet vereist. Bedenk wel dat het
verslag geloofwaardig moet zijn. Een opeenstapeling van succesverhalen
is weinig geloofwaardig. Laat ook niet-OR-leden aan het woord om terug
te blikken en hun mening te geven. Dat kunnen directe
collega’s zijn, maar ook
leidinggevenden of de bestuurder.
Verspreid het verslag niet zomaar in de onderneming, maar koppel het
aan een gebeurtenis, activiteit, manifestatie of een andere happening.
Bijvoorbeeld aan een jaarvergadering. -
Vooruitblik.
Het jaarverslag biedt een mooie gelegenheid om vooruit te
blikken naar het komende jaar. Wat zijn uw beleidsdoelstellingen? Wat
komt
er op de OR af? Hoe gaat u dat aanpakken? Zijn er nog extra mensen
nodig?
2. Aan welke eisen moet het verslag voldoen?
Nadat de doelen zijn bepaald, kunt u een lijst opstellen met eisen
waaraan het
jaarverslag moet voldoen. Dit is een verdere uitwerking en
kwantificering
van de algemene doelstellingen in uw concrete bedrijfssituatie:
- Omvang (aantal woorden tekst, aantal pagina’s
beperkt houden);
- Uitstraling (eenvoudig, degelijk, glossy);
- Taal (positief geformuleerd, vlot, makkelijk leesbaar);
- Inhoud (resultaten van het OR-werk, geen klaagzangen, geen
roddel, geen achterklap)
- Vormgeving (drukwerk/printen/kopiëren, veel/weinig
opmaak, foto’s,
kleuren, formaat);
- Verspreidingswijze (inzage, prikborden, email, website,
digitaal, post,
uitdelen);
- Inbedding (jaarvergadering, manifestatie);
3. Hoe is de indeling?
Er zijn veel indelingen mogelijk. Het aantal en de soort hoofdstukken,
paragrafenindeling en tussenkopjes zijn afhankelijk van welke doelen
het
jaarverslag moet dienen, wat er in het afgelopen jaar is gebeurd en
(eventueel)
welke plannen de OR heeft. Gebruik onderstaande checklist om niets te
vergeten.
De inhoud van de tekstonderdelen kan ook sterk verschillen. Wanneer
er meer schrijvers zijn, dan is het sterk aan te bevelen om een
eindredacteur
aan te stellen die alle geschreven tekst redigeert en in
één
schrijfstijl brengt.
Een mogelijke indeling is de volgende:
- presentatie van de OR met een groepsfoto, of namen en
aparte foto’s;
- terugblik op het afgelopen jaar. Met hoogtepunten (en
eventueel dieptepunten).
Wat was de rol van de OR bij belangrijke ontwikkelingen in de
organisatie?
Hoe (on)tevreden is de OR? Hoe was het overleg met de directie?
- enkele voorbeelden van OR-acties verder uitgewerkt;
- een overzicht van andere aandachtspunten. Dit kan eventueel
in een bijlage.
- kort verslag van de gang van zaken in de commissies. Dit
kan eventueel
in een bijlage.
- communicatie met de achterban;
- externe contacten. Dit kan eventueel in een bijlage;
- opleiding. Dit kan eventueel in een bijlage;
- toekomstvisie, plannen voor het komende jaar.
- bijlagen. Tabellen en grafieken met kwantitatieve gegevens
(ook de samenstelling
van commissies, aantal vergaderingen, financiële
verantwoording / budget et cetera).
4. Hoe wordt het jaarverslag gepresenteerd?
Net zoals de indeling, is de wijze van presenteren van het
OR-jaarverslag
aan het personeel en de ondernemer afhankelijk van de doelstellingen.
Een opsomming van feiten en gebeurtenissen is eigenlijk alleen voor
het archief interessant en kunt u beter alleen ter inzage geven aan
sterk
geïnteresseerde collega’s. Een jaarverslag dat mooi
is
opgemaakt, helder en wervend geschreven, met korte zinnen, zonder
jargon, kunt u natuurlijk uitdelen of met de post rondzenden. Dat is
een visitekaartje. U kunt er
ook een jaarvergadering aan koppelen, bespreken bij het werkoverleg of
koppelen aan een andere happening, waarmee u het werk van de OR over
het
voetlicht wilt brengen.
5. Wie voert wat, wanneer uit?
In het werkplan staat wie wat wanneer uitvoert. Er staat precies in
aangegeven welke taken voortvloeien uit de doelstellingen, de indeling
en de presentatie en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering.
Vergeet niet een coördinator aan te stellen. Dat hoeft niet de
eindredacteur te zijn.
Checklist
inhoud van het OR-jaarverslag
De SER heeft op zijn website een checklist gepubliceerd. Onderstaande
checklist is daar grotendeels op gebaseerd. Zie ook: www.ser.nl
De checklist is niet bedoeld als indeling van het jaarverslag.
- Algemeen
- algemene beschouwingen
- indrukken over het functioneren van de OR
- indrukken over het functioneren van het overleg tussen OR
en ondernemer
- Verkiezingen (alleen in een jaar
waarin verkiezingen hebben plaatsgehad)
- kandidaatstelling
- opkomst
- uitslag
- Samenstelling
- voorzitter (naam en functie)
- plaatsvervangend voorzitter (naam en functie)
- secretaris (naam en functie)
- overige leden
Van ieder lid vermelden:
- naam
- afdeling
- functie
- eventueel, kiesgroep
- door welke groepering kandidaat gesteld
- werkzaam in de onderneming sinds.....
- lid van de OR sinds ....
- evt, plaatsvervanger
- tussentijdse vacatures
- Commissies (opsomming van de
verschillende commissies)
- vaste commissies (art. 15, eerste lid van de wet)
- onderdeelcommissies (art. 15, tweede lid)
- voorbereidingscommissies (art. 15, derde lid)
- Vergaderingen van de OR
- aantal
- bijeengeroepen door.....................................
- inschakeling deskundigen
- aanwezigheid van commissarissen, bestuursleden
- Overlegvergaderingen
- aantal
- bijeengeroepen door ............ .....
- inschakeling deskundigen
- aanwezigheid van commissarissen, bestuursleden
- Afspraken met de ondernemer
- over faciliteiten voor OR en OR-leden
- over de procedure van de overlegvergadering
- over de positie van de OR-leden
- over de faciliteiten voor de werknemers ten behoeve van
het contact met de OR en
OR-leden
- Scholing en vorming
- wie ontvingen scholing en vorming - op welke wijze; waar
- hoeveel dagen (reglementair en feitelijk)
- Geheimhouding
- hoeveel maal opgelegd; door wie
- welke onderwerpen
- hoe lang
- contact ondernemingsraad(leden) - werknemers
- contact OR met alle werknemers (bijv. publicatie van
agenda en vergaderingsverslagen;
personeelsbijeenkomsten
- contact OR-leden met bepaalde werknemers (bijvoorbeeld
met individuele
werknemers. met kiesgroep, afdeling of bedrijfsledengroep).
Van beide frequenties vermelden, - Behandelde
onderwerpen
- de algemene gang van zaken (artikel 24, eerste lid),
waaronder:
- het gevoerde en te voeren financieel-economisch beleid
(artikel 31a, eerste
en vijfde lid)
- de jaarrekening of vervangende gegevens (artikel 31a,
tweede, derde en
vierde lid)
- eventueel begroting en meerjarenplan (artikel 31a. zesde
lid)
- het gevoerde en te voeren sociale beleid (artikel 31b)
- initiatief-voorstellen van de OR (artikel 23, vierde lid)
- de onderwerpen van artikel 25 waarover de OR adviesrecht
heeft
- de onderwerpen van artikel 27 waarover de OR
instemmingsrecht heeft
- naleving voorschriften betreffende arbeidsvoorwaarden,
veiligheid en gezondheid
(artikel 28, eerste lid)
- werkoverleg en overdragen van bevoegdheden (artikel 28,
tweede lid)
- discriminatie (art. 28, derde lid)
- benoeming bestuursleden van instellingen bedoeld in
artikel 29
- benoeming en ontslag van bestuurders (artikel 30)
- samenstelling raad van commissarissen (Boek 2 BW)
- andere "aangelegenheden de onderneming betreffende"
(artikel 23)
(Steeds: de gebruikte toetsingspunten, de bereikte resultaten en de
stand van zaken vermelden) - Behandelde onderwerpen
in overlegvergadering
- Verhouding tot centrale ondernemingsraad en/of
groepsondernemingsraad
- taakverdeling
- welke leden van de OR gekozen in de centrale
ondernemingsraad en/of groepsondernemingsraad
- contacten ondernemingsraad - centrale ondernemingsraad
en/of groepsondernemingsraad
- Verslagen van de commissies
Verslag van de (vaste)commissie voor ...........................
- algemeen
- instelling
- samenstelling
- vergaderingen
- scholing en vorming
- geheimhouding
- contact commissie(leden)- werknemers
- behandelde onderwerpen
(inclusief conclusies, c.q. stand van zaken) idem voor overige
commissies - Geschillen
- onderwerpen
- inschakeling bemiddeling
- inschakeling kantonrechter
- beroep ex artikel 26 (ondernemingskamer)
LET OP. In het jaarverslag van de centrale ondernemingsraad en de
groepsondernemingsraad
kan verder nog de relatie met de onderliggende raden worden vermeld.
Tips
- De wettelijke voorschriften voor het maken van een
jaarverslag zijn ook
van toepassing op de COR/GOR.
- Vergeet niet om het jaarverslag toe te sturen aan
belangrijke relaties:
Raad van commissarissen, vakbonden, COR, GOR etc.
Zie voor meer informatie:
|
SER (email)
SER (website) |
 |
Vrijwaring |
 |
|
